Mengurus visa sering kali bukan cuma soal mengisi formulir dan menyerahkan paspor. Pemohon juga mungkin perlu melampirkan berbagai dokumen pendukung, mulai dari bukti keuangan hingga dokumen keluarga.
Masalahnya, sebagian besar dokumen tersebut diterbitkan dalam bahasa Indonesia. Ketika kedutaan atau otoritas imigrasi meminta dokumen dalam bahasa tertentu, dokumen apa saja yang perlu diterjemahkan untuk pengajuan visa? Jawabannya tidak selalu sama.
Setiap negara, jenis visa, dan otoritas imigrasi dapat memiliki persyaratan yang berbeda. Namun, beberapa dokumen berikut cukup sering digunakan sebagai dokumen pendukung dan berpotensi perlu diterjemahkan sesuai ketentuan aplikasi yang diajukan.
1. Akta Kelahiran
Akta kelahiran dapat menjadi salah satu dokumen penting dalam aplikasi visa tertentu, terutama ketika pemohon perlu membuktikan identitas atau hubungan keluarga.
Dokumen ini dapat dibutuhkan, misalnya dalam proses visa keluarga, dependent visa, penyatuan keluarga, visa studi untuk pemohon tertentu, aplikasi imigrasi jangka panjang.
Apabila akta kelahiran diterbitkan dalam bahasa Indonesia sementara otoritas tujuan meminta dokumen dalam bahasa lain, pemohon mungkin perlu menyertakan hasil terjemahan.
Pastikan untuk selalu memeriksa apakah institusi tujuan meminta dokumen asli, salinan, atau dokumen asli yang dilengkapi dengan hasil terjemahan.
2. Akta Nikah
Bagi pemohon yang mengajukan visa bersama pasangan atau perlu membuktikan status pernikahan, akta nikah dapat menjadi salah satu dokumen pendukung yang diminta.
Dokumen ini umumnya relevan untuk kebutuhan seperti visa pasangan, dependent visa, family reunion, aplikasi izin tinggal berbasis keluarga.
Karena merupakan dokumen resmi yang diterbitkan oleh instansi di Indonesia, akta nikah mungkin perlu diterjemahkan apabila persyaratan visa meminta dokumen dalam bahasa Inggris atau bahasa negara tujuan.
Beberapa aplikasi visa internasional juga dapat meminta dokumen terkait status pernikahan atau bukti hubungan keluarga sebagai bagian dari dokumen pendukung.
3. Kartu Keluarga
Kartu Keluarga dapat digunakan sebagai dokumen pendukung untuk menunjukkan hubungan antara anggota keluarga.
Namun, tidak semua aplikasi visa membutuhkan dokumen ini. Penggunaannya biasanya bergantung pada tujuan perjalanan dan jenis hubungan yang perlu dibuktikan kepada otoritas imigrasi.
Jika Kartu Keluarga digunakan sebagai dokumen pendukung dan diterbitkan dalam bahasa Indonesia, periksa terlebih dahulu apakah dokumen tersebut perlu diterjemahkan.
Jangan mengasumsikan bahwa semua dokumen harus diterjemahkan. Sebaliknya, jadikan checklist resmi dari kedutaan atau otoritas imigrasi sebagai acuan utama.
4. Ijazah dan Transkrip Nilai
Untuk pengajuan visa yang berkaitan dengan pendidikan atau pekerjaan, dokumen akademik dapat menjadi bagian dari persyaratan.
Contohnya:
- Student visa
- Visa pendidikan
- Visa kerja tertentu
- Aplikasi izin tinggal berbasis pendidikan
Ijazah dan transkrip nilai biasanya digunakan untuk membuktikan latar belakang pendidikan pemohon.
Jika universitas, perusahaan, atau otoritas imigrasi meminta dokumen dalam bahasa tertentu, dokumen akademik yang masih berbahasa Indonesia mungkin perlu diterjemahkan.
Sebelum menerjemahkan, perhatikan ketentuan bahasa yang diminta. Ada institusi yang menerima terjemahan bahasa Inggris, tetapi ada juga yang memiliki ketentuan khusus terkait bahasa negara tujuan.
5. Surat Keterangan Kerja
Status pekerjaan sering digunakan sebagai salah satu informasi pendukung dalam aplikasi visa, terutama untuk menunjukkan kondisi dan aktivitas pemohon di negara asal.
Surat dari perusahaan dapat memuat informasi seperti:
- Jabatan
- Lama bekerja
- Status pekerjaan
- Besaran penghasilan
- Tujuan perjalanan
- Izin atau periode cuti
Dalam panduan dokumen pendukung untuk Visitor Visa, pemerintah Inggris mencantumkan surat dari pemberi kerja sebagai salah satu contoh dokumen yang dapat digunakan untuk menunjukkan status pekerjaan dan keadaan pemohon.
Apabila surat tersebut diterbitkan dalam bahasa Indonesia, kebutuhan terjemahannya kembali bergantung pada ketentuan negara tujuan.
6. Dokumen Keuangan
Kemampuan finansial menjadi salah satu hal yang sering perlu dibuktikan dalam aplikasi visa.
Dokumen pendukung yang dapat digunakan berbeda-beda, tetapi dapat mencakup rekening koran, surat keterangan bank, bukti penghasilan, slip gaji dan bukti kepemilikan aset.
Namun, penting untuk dicatat bahwa tidak semua dokumen keuangan harus diterjemahkan dalam setiap aplikasi visa.
Sebagai contoh, panduan resmi UK meminta bukti bahwa pemohon memiliki akses terhadap dana yang cukup dan menyebut dokumen seperti rekening bank serta bukti penghasilan sebagai contoh dokumen pendukung. Namun, jenis bukti yang diterima tetap perlu disesuaikan dengan kondisi dan persyaratan aplikasi.
Karena itu, jangan langsung menerjemahkan seluruh dokumen keuangan tanpa mengetahui apakah memang diperlukan.
7. Surat Undangan dan Dokumen Pendukung Perjalanan
Jenis dokumen ini biasanya bergantung pada tujuan perjalanan.
Misalnya:
- Surat undangan dari perusahaan
- Invitation letter dari keluarga
- Surat penerimaan dari universitas
- Surat sponsor
- Dokumen perjalanan bisnis
- Surat keterangan tujuan kunjungan
Untuk aplikasi visa, dokumen pendukung dapat digunakan untuk menjelaskan alasan dan tujuan perjalanan. Contohnya, regulasi Visa Code Uni Eropa, perlu mencantumkan dokumen yang menunjukkan tujuan perjalanan sebagai bagian dari dokumen pendukung aplikasi visa Schengen.
Jika dokumen tersebut berasal dari Indonesia dan diterbitkan dalam bahasa Indonesia, periksa kembali ketentuan bahasa yang ditetapkan oleh kedutaan atau konsulat tujuan.
Apakah Semua Dokumen untuk Pengajuan Visa Harus Diterjemahkan?
Persyaratan bahasa dapat berbeda tergantung pada negara tujuan, jenis visa, dan ketentuan otoritas yang memproses aplikasi.
Sebagai contoh, panduan resmi UK menyatakan bahwa dokumen yang diajukan dalam bahasa selain Inggris atau Welsh harus disertai terjemahan lengkap yang dapat diverifikasi secara independen.
Terjemahan tersebut juga harus memuat informasi tertentu mengenai penerjemah dan konfirmasi keakuratan terjemahan.
Sementara itu, persyaratan untuk negara lain bisa berbeda. Kedutaan Jerman di Jakarta, misalnya, pada checklist visa tertentu mencantumkan ketentuan bahwa dokumen, formulir, dan pernyataan dalam bahasa Indonesia harus disertai terjemahan sesuai ketentuan yang berlaku, dan kegagalan menyediakan terjemahan yang tepat dapat menyebabkan dokumen dianggap belum dilengkapi.
Karena itu, jangan menggunakan satu standar terjemahan untuk semua pengajuan visa.
Hal yang Perlu Dicek Sebelum Menerjemahkan Dokumen Visa
Sebelum menyerahkan dokumen kepada penerjemah, ada beberapa hal yang sebaiknya diperiksa terlebih dahulu:
- Negara tujuan
- Jenis visa yang diajukan
- Bahasa dokumen yang diterima
- Jenis dokumen yang wajib diterjemahkan
- Apakah dokumen asli harus ikut dilampirkan
- Apakah membutuhkan terjemahan resmi atau tersertifikasi
- Ketentuan mengenai penerjemah yang dapat digunakan
Informasi tersebut biasanya tersedia pada website resmi kedutaan, konsulat, atau pusat aplikasi visa yang menangani negara tujuan.
Mengecek persyaratan sejak awal dapat membantu menghindari kesalahan seperti menerjemahkan dokumen ke bahasa yang salah atau menggunakan jenis terjemahan yang tidak sesuai dengan ketentuan aplikasi.
Pastikan Terjemahan Dokumen Sesuai Persyaratan Visa
Mempersiapkan dokumen untuk pengajuan visa membutuhkan ketelitian, terutama ketika dokumen asli diterbitkan dalam bahasa yang berbeda dengan bahasa yang diminta oleh negara tujuan.
Akta kelahiran, akta nikah, Kartu Keluarga, ijazah, transkrip nilai, surat keterangan kerja, hingga dokumen keuangan merupakan beberapa contoh dokumen yang dapat digunakan sebagai pendukung dalam proses aplikasi tertentu. Namun, kebutuhan setiap pemohon tetap dapat berbeda.
Sebelum menerjemahkan dokumen, selalu jadikan persyaratan resmi dari kedutaan atau otoritas imigrasi sebagai acuan.
Butuh Terjemahan Dokumen untuk Visa?
Terjemahkan dokumen resmi sesuai kebutuhan pengajuan visa Anda.
Lihat Layanan
Apabila persyaratan mengharuskan dokumen resmi diterjemahkan, pastikan pula jenis terjemahan yang diminta. Dalam beberapa proses administrasi, dokumen mungkin perlu diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah atau penerjemah dengan kualifikasi tertentu sesuai ketentuan institusi.
Sementara itu, bagi kamu yang sudah mengetahui kebutuhan dokumen dan memerlukan bantuan untuk menerjemahkannya, kamu dapat menggunakan layanan penerjemah tersumpah sesuai kebutuhan administrasi yang berlaku.
