Ketika membutuhkan terjemahan dokumen untuk keperluan resmi, banyak orang langsung mencari jasa penerjemah dan mengirimkan dokumennya untuk diproses. Padahal, ada beberapa hal yang sebaiknya diperiksa terlebih dahulu sebelum proses penerjemahan dimulai.
Setiap dokumen bisa memiliki kebutuhan yang berbeda. Dokumen yang digunakan untuk pendaftaran universitas, pengajuan visa, keperluan bisnis, atau administrasi di luar negeri belum tentu memiliki persyaratan yang sama.
Kesalahan kecil di tahap awal juga bisa membuat proses menjadi lebih panjang. Misalnya, dokumen diterjemahkan ke bahasa yang tidak sesuai, menggunakan jenis terjemahan yang berbeda dari ketentuan institusi, atau baru mengetahui adanya proses tambahan ketika deadline sudah semakin dekat.
Sebelum menerjemahkan dokumen resmi, berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan.
1. Pastikan Tujuan Penggunaan Dokumen
Hal pertama yang perlu diketahui adalah untuk apa dokumen tersebut akan digunakan.
Tujuan penggunaan dapat memengaruhi berbagai hal dalam proses penerjemahan, mulai dari bahasa tujuan hingga jenis terjemahan yang dibutuhkan.
Beberapa contoh penggunaan dokumen resmi antara lain:
- Pengajuan visa
- Pendaftaran universitas
- Pendaftaran beasiswa
- Keperluan imigrasi
- Pernikahan dengan warga negara asing
- Kebutuhan bisnis
- Proses hukum
- Administrasi di institusi luar negeri
Satu jenis dokumen yang sama bisa memiliki persyaratan berbeda tergantung keperluannya. Ijazah, misalnya, dapat digunakan untuk melanjutkan pendidikan ke luar negeri, mendaftar beasiswa ke luar negeri, melamar pekerjaan, atau memenuhi persyaratan administrasi di negara lain.
Karena itu, sebelum memulai proses penerjemahan, pastikan terlebih dahulu ke mana dan untuk tujuan apa dokumen tersebut akan digunakan.
2. Periksa Persyaratan dari Institusi Tujuan
Jangan mengasumsikan bahwa semua institusi memiliki ketentuan yang sama.
Universitas, kedutaan, lembaga pemerintah, perusahaan, maupun otoritas imigrasi dapat memiliki persyaratan masing-masing terkait dokumen yang diterima.
Beberapa hal yang perlu diperiksa antara lain:
- Bahasa yang digunakan
- Jenis dokumen yang harus diterjemahkan
- Apakah seluruh dokumen perlu diterjemahkan
- Format hasil terjemahan
- Jenis penerjemah yang disyaratkan
- Kebutuhan legalisasi atau proses tambahan
Jika tersedia, gunakan informasi dari website resmi atau instruksi tertulis dari institusi tujuan sebagai acuan.
Dengan mengetahui persyaratan sejak awal, kamu bisa menghindari situasi ketika dokumen sudah selesai diterjemahkan tetapi ternyata format atau jenis terjemahannya tidak sesuai dengan kebutuhan administrasi.
3. Tentukan Bahasa Tujuan dengan Tepat
Bahasa Inggris memang sering digunakan dalam berbagai keperluan internasional. Namun, bukan berarti semua dokumen yang akan digunakan di luar negeri harus diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris.
Beberapa institusi mungkin menerima dokumen dalam bahasa Inggris, sementara institusi lainnya dapat meminta bahasa negara tujuan atau bahasa tertentu sesuai ketentuan mereka.
Karena itu, jangan menentukan bahasa tujuan hanya berdasarkan negara yang dituju.
Sebelum menerjemahkan, periksa kembali:
- Bahasa yang secara resmi diminta
- Apakah bahasa Inggris dapat diterima
- Apakah diperlukan bahasa negara tujuan
- Apakah terdapat ketentuan khusus dari institusi penerima
Kesalahan menentukan bahasa tujuan dapat membuat dokumen perlu diterjemahkan kembali dan menambah waktu serta biaya yang diperlukan.
4. Pastikan Jenis Terjemahan yang Dibutuhkan
Tidak semua dokumen memiliki kebutuhan terjemahan yang sama.
Untuk kebutuhan tertentu, hasil terjemahan mungkin cukup dibuat oleh penerjemah profesional. Namun, ada juga institusi yang secara khusus mensyaratkan terjemahan dari penerjemah tersumpah.
Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa status dokumen sebagai dokumen resmi tidak selalu otomatis berarti harus menggunakan jasa penerjemah tersumpah. Acuan utamanya tetap persyaratan dari pihak yang akan menerima dokumen.
Karena itu, sebelum menggunakan jasa penerjemahan, cari tahu terlebih dahulu apakah institusi tujuan memiliki ketentuan atau kualifikasi tertentu.
Memahami kebutuhan ini sejak awal dapat membantu kamu memilih layanan yang sesuai dan menghindari proses penerjemahan ulang.
5. Periksa Kondisi Dokumen yang Akan Diterjemahkan
Dokumen sumber menjadi dasar dalam proses penerjemahan. Karena itu, pastikan dokumen yang diberikan memiliki kualitas yang jelas dan dapat dibaca.
Sebelum mengirimkan dokumen, periksa beberapa hal berikut:
- Seluruh halaman tersedia
- Tulisan dapat dibaca dengan jelas
- Bagian dokumen tidak terpotong
- Cap atau stempel terlihat
- Tanda tangan terlihat jika relevan
- Tidak ada halaman yang tertukar
Jika menggunakan hasil scan atau foto, usahakan kualitasnya cukup jelas sehingga seluruh informasi dalam dokumen dapat terbaca.
Dokumen yang buram, terpotong, atau tidak lengkap dapat menyulitkan proses penerjemahan, terutama jika terdapat informasi penting seperti nomor dokumen, nama, tanggal, atau keterangan resmi lainnya.
6. Perhatikan Konsistensi Data Pribadi
Sebelum menerjemahkan dokumen, ada baiknya kamu juga memeriksa konsistensi informasi yang tercantum di dalamnya.
Beberapa data yang perlu diperhatikan antara lain:
- Nama lengkap
- Tempat dan tanggal lahir
- Nomor dokumen
- Alamat
- Nama institusi
- Nama orang tua atau pasangan, jika relevan
Perbedaan penulisan nama antar dokumen, misalnya antara ijazah dan paspor, bisa menjadi hal yang perlu dijelaskan dalam proses administrasi tertentu.
Penerjemah bertugas menerjemahkan informasi berdasarkan dokumen sumber. Karena itu, jika terdapat perbedaan atau ketidaksesuaian data pada dokumen asli, sebaiknya hal tersebut diketahui sejak awal.
Terutama jika beberapa dokumen akan digunakan secara bersamaan untuk satu proses administrasi, pastikan kamu telah memeriksa informasi penting pada seluruh dokumen tersebut.
7. Jangan Menunggu Terlalu Dekat dengan Deadline
Penerjemahan dokumen sering kali hanya menjadi salah satu bagian dari keseluruhan proses administrasi.
Setelah dokumen selesai diterjemahkan, kamu mungkin masih perlu memeriksa kembali kelengkapannya, mengunggah dokumen ke sistem pendaftaran, atau menyerahkannya kepada institusi tujuan.
Dalam beberapa kasus, dokumen juga dapat memerlukan proses tambahan seperti legalisasi atau Apostille sesuai dengan persyaratan yang berlaku.
Karena itu, sebaiknya jangan baru mulai mengurus terjemahan ketika deadline sudah sangat dekat.
Selain memberikan waktu yang lebih cukup untuk proses penerjemahan, persiapan lebih awal juga memungkinkan kamu melakukan pengecekan kembali apabila terdapat persyaratan tambahan atau dokumen yang perlu dilengkapi.
8. Siapkan Informasi yang Dibutuhkan Penerjemah
Agar proses komunikasi lebih mudah, sebaiknya siapkan informasi dasar mengenai kebutuhan dokumen sebelum menghubungi penyedia jasa.
Beberapa informasi yang dapat disampaikan antara lain:
- Jenis dokumen yang akan diterjemahkan
- Jumlah halaman
- Bahasa sumber dan bahasa tujuan
- Tujuan penggunaan dokumen
- Institusi atau negara tujuan
- Deadline penggunaan dokumen
- Persyaratan khusus yang telah diberikan
Informasi tersebut dapat membantu penerjemah atau penyedia layanan memahami kebutuhan kamu dengan lebih baik.
Jika institusi tujuan memberikan checklist atau instruksi khusus, simpan informasi tersebut sebagai referensi selama proses persiapan dokumen.
Persiapkan Dokumen Sebelum Memulai Proses Terjemahan
Menerjemahkan dokumen resmi bukan hanya soal mengubah isi dari satu bahasa ke bahasa lain. Sebelum proses dimulai, penting untuk memahami tujuan penggunaan dokumen dan persyaratan yang berlaku dari pihak penerima.
Mulai dari menentukan bahasa tujuan, memastikan jenis terjemahan yang dibutuhkan, memeriksa kondisi dokumen, hingga memperhatikan deadline, semuanya dapat membantu proses berjalan lebih lancar.
Jika dokumen akan digunakan untuk kebutuhan administratif tertentu dan institusi tujuan mensyaratkan terjemahan resmi, pastikan layanan yang digunakan sesuai dengan ketentuan tersebut.
Bagi kamu yang membutuhkan bantuan untuk menerjemahkan dokumen resmi, layanan penerjemah tersumpah dapat menjadi salah satu pilihan sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan administrasi yang berlaku.
